Datenschutzrichtlinie
Jeeves Information Systems AB, eine Firma schwedischen Rechts, und ihre weltweiten Niederlassungen (nachfolgend "Forterro" oder "wir" oder "unser" oder die "Gruppe Forterro" genannt) respektieren die Privatsphäre ihrer Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, Unternehmer und anderer Dritter ("Sie" oder „Ihr“), mit denen sie sich täglich und im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehungen austauschen. Ihre personenbezogenen Daten werden vom Unternehmen Forterro reguliert, mit dem gelegentlich Geschäftsbeziehungen eingegangen werden.
Diese Beziehungen können in der Gegenwart, in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegen. Die personenbezogenen Daten stammen grösstenteils von bestehenden Geschäftsbeziehungen, Lizenzaufträgen und -anfragen, Vertragsanfragen, Verhandlungen und Diskussionen, per E-Mail oder auf der Website eingegangenen Anfragen, persönlichen Gesprächen auf professionellen Ausstellungen oder Konferenzen, direkten persönlichen Referenzen und anderen Umständen, in denen uns Ihre Daten zur Verfügung gestellt werden.
Im Folgenden werden die personenbezogenen Daten beschrieben, die von der Gruppe Forterro in ihren Systemen, Plattformen, Netzwerken, Softwareprogrammen, Hardware und Infrastrukturen erfasst und verwaltet werden, sowie alle Systeme und/oder Drittdienstleistungen. die von einer der Forterro-Firmen integriert und/oder genutzt werden, um die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Hier werden ebenfalls die Sicherheitsmassnahmen beschrieben, die getroffen werden, um die Integrität Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen.
Es kann vorkommen, dass wir diese Richtlinie gelegentlich ändern oder aktualisieren, um unsere Prozesse zu aktualisieren oder uns an die Änderungen der einschlägigen Vorschriften anzupassen. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmässig aufzurufen, um sich darüber zu informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Welche personenbezogenen Daten werden von den Forterro-Firmen erfasst?
Wir erfassen und nutzen die beruflichen Kontaktdaten, die Sie uns bereitgestellt haben, wenn Sie beispielsweise ein Dokument herunterladen, sich zu einem Event anmelden oder einen Handelsvertreter bzw. einen Kundendienstmitarbeiter kontaktieren. Wir können Sie bitten, uns Ihren Namen, Ihre Funktion, Ihre Firma, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse zu übermitteln. In einigen Fällen, beispielsweise bei Anmelden zu einem Event, können wir Sie um zusätzliche Informationen bitten, wie Ihren Titel und gegebenenfalls Ihre ernährungsspezifischen Anforderungen. Immer, wenn wir Sie um Angabe von personenbezogenen Daten bitten, ist es unser vorrangiges Ziel, Ihre Erfahrung mit Forterro und unseren Lösungen zu verbessern und individuell anzupassen.
Wir können ebenfalls Sie betreffende Daten aus anderen Quellen sammeln, wie zum Beispiel von externen Partnern und anderen Dritten. Die Erfassung der Daten aus anderen Quellen erfolgt nur dann, wenn Ihre Zustimmung oder ein berechtigtes Geschäftsinteresse für uns vorliegt.
Forterro überprüft nicht die Inhalte, die Sie in den Gemeinschaftsforen oder sozialen Netzwerken der Firmen veröffentlicht. In bestimmten Fällen können diese Inhalte jedoch über das Internet für die Öffentlichkeit zugänglich sein. Unsere Firmen abonnieren beispielsweise von LinkedIn angebotene Services, um Mitarbeiter zu rekrutieren und mehr über Personen zu erfahren, die ein berechtigtes Interesse für die Firmen und deren Lösungen darstellen können. Je nach Ihrer Einwilligung und Ihrer Aktivität auf LinkedIn sowie der Konfigurationseinstellungen Ihres persönlichen Profils werden Ihnen diese Services zur Verfügung gestellt. Sie müssen sorgfältig prüfen, ob Sie personenbezogene Daten über die Foren oder sozialen Netzwerke weiterleiten möchten oder nicht und ob Sie Ihr Profil für andere Benutzer zugänglich machen möchten oder nicht.
Beachten Sie bitte, dass es sich bei den oben genannten erfassten personenbezogenen Daten um keine umfassende Liste handelt und dass die Firmen von Forterro ebenfalls personenbezogene Daten sammeln und verarbeiten können, wenn dies für die Bereitstellung unserer Services nützlich oder notwendig ist.
Zu welchem Zweck erfassen und nutzen die Forterro-Firmen Ihre personenbezogenen Daten?
Kundendienst: Der Kundendienst erfasst und verarbeitet die Sie betreffenden Daten, damit wir Ihre Anfragen schnell und effizient bearbeiten können, wenn Sie uns zu einem Vorfall oder einem Ticket kontaktieren.
Marketing: Unser Marketingteam verarbeitet nur begrenzt personenbezogene Daten, um sicherzustellen, dass es sich bei den Werbe- und Schulungsinhalten (beispielsweise E-Mails, Newsletter, Webinare), die Ihnen zur Verfügung gestellt werden, um relevante Informationen handelt. Zudem können wir diese Daten verwenden, um Umfragen zur Kundenzufriedenheit durchzuführen oder Testimonials, Kommentare oder Kritiken der Kunden einzuholen. Wenn wir nicht ausdrücklich Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einholen, stützen wir uns auf das berechtigte Interesse von Forterro und Ihrer Firma, um Ihnen relevante Marketingkommunikationen zu senden. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten zu direkten Marketingzwecken verweigern, indem Sie den Link "Abmelden" in den Marketing-E-Mails anklicken. Sie besitzen ebenfalls ein Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, das Sie jederzeit über die E-Mail-Adresse privacy@forterro.com geltend machen können. Wenn Sie (je nach Fall) Ihre Einwilligung zurückziehen oder sich von diesem Service abmelden, bewahren wir einige personenbezogenen Daten in unserer Liste "nicht kontaktieren“ weiter auf (aber nur, sofern dies unbedingt notwendig ist).
Verkauf: Durch Ausrichtung der personenbezogenen Daten auf die individuellen Ziele und Zwecke kann unser Verkaufsteam Ihrer Organisation die bestmögliche Lösung anbieten. Die Verkaufsabteilung besitzt und verwaltet die personenbezogenen Daten der Kontakte der Kundenkonten zum Management der Kundenbeziehungen. Wenn Sie noch nicht Kunde bei uns sind, aber eine künftige Kundenbeziehung potenziell möglich ist, können Sie von unserem Verkaufsteam kontaktiert werden. Bei der ersten Kontaktaufnahme mit unserem Verkaufsteam sind Sie berechtigt, eine Löschung aus unserer Datenbank zu beantragen. Wenn Sie gelöscht werden möchten, informieren Sie einfach unser Team, das Ihre Anfrage umgehend bearbeiten wird.
Professionelle Services: Wenn Sie Kunde bei uns sind, können die Consultants Ihre Daten verwenden, um ihre Aufgaben im Rahmen Ihres Servicevertrags wahrzunehmen.
Human Resources: Wenn Sie sich bei einer unserer Firmen um eine Stelle beworben oder Ihre Daten auf der Karriereseite für ein mögliches künftiges Stellenangebot gespeichert haben, lesen Sie bitte die spezifische Datenschutzrichtlinie jeder Firma zu Rekrutierung durch.
Recht/Finanzen: Wenn Sie einen Vertrag mit uns abschliessen oder abgeschlossen haben, verarbeiten wir Ihre beruflichen Kontaktdaten, um einen Vertrag mit Ihnen zu verhandeln, zu erstellen und abzuschliessen und um die rechtlichen und finanziellen Vertragspflichten kontinuierlich verwalten zu können. Zudem können wir diese Daten verwenden, um gegebenenfalls finanzielle, steuerliche oder rechtliche Empfehlungen zu erhalten.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Vertragserfüllung: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann bei Erfüllung des Vertrags notwendig sein, den Sie mit einer unserer Firmen abgeschlossen haben, beispielsweise für Ihren Arbeitsplatz oder eine potenzielle Beschäftigung.
- Einwilligung: Mit Ihrer Einwilligung können wir Ihre personenbezogenen Daten aus spezifischen Gründen verarbeiten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zurückziehen, es sei denn, dass wir aufgrund rechtlicher Verpflichtungen diese Daten weiterverarbeiten müssen.
- Rechtspflicht: In einigen Fällen müssen wir möglicherweise Ihre Daten verarbeiten, um Rechtsstreitigkeiten zu regeln, um Untersuchungen zu Vorschriften und Konformität durchzuführen oder um auf berechtigte Anfragen der mit der Anwendung eines Gesetzes beauftragten Behörden oder anderer offizieller amtlicher Behörden zu antworten.
- Berechtigte Geschäftsinteressen: Wenn wir bereits im Besitz Ihrer personenbezogenen Daten sind und es eine bestehende oder potenzielle Beziehung zwischen Forterro und Ihrer Firma gibt, können wir Ihre personenbezogenen Daten im berechtigten Interesse von Forterro und Ihrer Firma verarbeiten. Dies kann darauf zurückzuführen sein, dass Sie bereits Interesse an bestehenden oder neuen Produkten oder Services gezeigt haben oder dass wir verpflichtet sind, unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihrer Firma gegenüber zu erfüllen, beispielsweise für die Bereitstellung einer Assistenz oder von Services.
Wie teilen wir Ihre Daten mit Dritten?
Unter bestimmten Umständen teilen wir bei Bedarf Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der Unternehmensgruppe Forterro, um Produkte und Services zu entwickeln bzw. zu verbessern oder Services bereitzustellen und unsere vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten. Wir können ebenfalls Ihre personenbezogenen Daten mit Dritten teilen, um einen bestimmten Zweck zu verfolgen oder um eine spezifische Aufgabe in Ihrem Namen durchzuführen. Dies kann die Verwendung Ihrer Daten zu Marketingzwecken und Marktstudien beinhalten, wenn wir denken, dass ein Produkt, ein Service oder ein Angebot unserer Firma oder unserer Drittpartner für Sie interessant sein könnte. Wenn Forterro Ihre personenbezogenen Daten mit Dritten teilt, achten wir darauf, dass einschlägige Abkommen gemäss der anwendbaren Gesetzgebung bezüglich Datenschutz vereinbart wurden, wobei wir lediglich die personenbezogenen Daten weiterleiten, die notwendig sind, damit Forterro gegebenenfalls oder mit Ihrer Einwilligung, falls diese ausdrücklich erforderlich ist, die jeweiligen Services nutzen oder bereitstellen kann. Forterro verkauft keine personenbezogenen Daten.
Unsere Niederlassungen in Indien und den USA (wenn auf Ihre Produkte oder Services anwendbar) haben schreibgeschützten Zugang zu personenbezogenen Daten, die zur Lösung von Problemen der Assistenztickets notwendig sind. Laut unserer standardmässigen Assistenz- und Wartungsverträge verwalten oder löschen wir keine personenbezogenen Daten in Indien und bewahren diese nicht auf. Es kann notwendig sein, die Datenbank eines Kunden herunterzuladen, wenn umfassende Tests durchgeführt werden müssen. Das Herunterladen der Datenbank eines Kunden erfolgt erst, nachdem wir das ausdrückliche Einverständnis des Kunden eingeholt haben. In diesem Fall speichern, verwalten, übermitteln, ändern oder löschen wir nach Schliessen des Tickets keine personenbezogenen Daten, die in der Datenbank aufbewahrt werden.
Da wir unsere Produkte auch in andere Systeme integriert haben, arbeiten wir mit Drittpartnern zusammen, um unseren Kunden das bestmögliche Produkt bereitstellen zu können. In einigen Fällen kann es notwendig sein, unseren Drittpartnern Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen, damit sie Sie bezüglich Produktnutzung und -integration kontaktieren können. Wir bitten Sie aber vorher immer um Ihre Einwilligung.
Bei Organisation externer Aktivitäten, wie zum Beispiel von Events, kann es vorkommen, dass wir Ihre Daten an externe Beteiligte, wie Eventkoordinatoren und Anlagenlieferanten, weiterleisten müssen. In diesem Fall stellen wir nur Daten zur Verfügung, die als notwendig erachtet werden, um Ihnen bei unserer Begegnung das bestmögliche Erlebnis zu verschaffen. Alle sensiblen Informationen, die Sie uns bereitstellen, wie z. B. Allergien oder andere Gesundheitsdaten, werden lediglich unter Einhaltung der lokalen Gesetze weitergeleitet.
Wir können die Durchführung von Umfragen zu Kundenzufriedenheit oder -engagement, Feedbackuntersuchungen oder -sitzungen durchführen, um unsere Produkte oder Services zu verbessern oder strategische Ziele zu unterstützen. Wir können dies selbst oder über Dritte und auf der Basis unserer berechtigten Geschäftsinteressen vornehmen.
Wir veröffentlichen oft Fotos und Videos unserer Kunden (im Allgemeinen an unserem Standort, in unseren Büroräumen oder bei einem Event). Alle personenbezogenen Daten, einschliesslich der Bilder, die für Werbe- oder Schulungszwecke verwendet werden, unterliegen unserer Einwilligung zur Verbreitung in den Medien, die jederzeit von einer Person widerrufen werden kann, indem die Marketingabteilung kontaktiert wird.
Bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter wenden uns an Rekrutierungsbüros. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lesen Sie bitte unsere spezifischen Datenschutzrichtlinien zu Rekrutierung durch.
Wir wenden uns an Drittsystemanbieter (wie Automatisierungssysteme im Bereich Marketing, CRM-Systeme, Automatisierungssysteme von professionellen Services, Systeme zur Überwachung der Websites usw.), um die Daten unserer Kunden oder unserer künftigen potenziellen Kunden zu verarbeiten. Die Drittsystemanbieter sind durch einschlägige Vertraulichkeitsvereinbarungen und Datenverarbeitungsverträge an uns gebunden und sind nicht berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten zu anderen als den von einer unserer Firmen angegebenen Zwecken zu verarbeiten. Alle personenbezogenen Daten, die in diesen Systemen gespeichert und verwaltet werden, sind verschlüsselt und gesichert. Alle Systeme entsprechen den Bestimmungen der DSGVO, und wir haben Prozesse eingeführt, um das Löschen der personenbezogenen Daten auf Anfrage sowie die endgültige Entfernung der personenbezogenen Daten, die nicht mehr verwendet werden, zu verwalten.
Wir leiten personenbezogene Daten an die mit der Anwendung von Gesetzen beauftragten Behörden weiter, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder für die Prävention, Feststellung oder Verfolgung von Straftaten oder Betrugsfällen notwendig ist oder wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind. Wir müssen eventuell weitere personenbezogene Daten an zuständige Behörden übermitteln, um die Rechte oder Besitzverhältnisse unserer Firma oder unserer Geschäftspartner zu schützen und zu verteidigen.
Wenn Dritte Zugang zu personenbezogenen Daten haben, ergreifen wir angemessene vertragliche, technische und organisatorische Massnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten nur verarbeitet werden, sofern dies notwendig, mit der vorliegenden Datenschutzrichtlinie vereinbar und laut dem anwendbaren Recht durchführbar ist.
Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer
Wir verarbeiten generell Ihre personenbezogenen Daten innerhalb der EU/des EWR. Wenn personenbezogene Daten ausserhalb der EU/des EWR übertagen werden, muss diese Datenübermittlung gemäss den anwendbaren Gesetzen bezüglich Datenschutz erfolgen und muss die Empfangsstelle, wenn diese sich in einem Land ausserhalb der EU/des EWR befindet, entsprechende Datenschutz- und Sicherheitsstufen eingerichtet haben. Die Datenübertragung erfolgt auf der Rechtsgrundlage, wie im oben genannten Abschnitt "Warum erfassen und nutzen die Firmen von Forterro Ihre personenbezogenen Daten?" beschrieben.
Welche Sicherheitsmassnahmen treffen wir, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen?
Gemäss der DSGVO beachten wir angemessene Verfahren, um den unberechtigten Zugang zu personenbezogenen Daten und deren missbräuchliche Nutzung zu verhindern.
Wir verwenden geeignete Systeme und Geschäftsverfahren, um die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitstellen, zu schützen und zu speichern. Wir setzen auch Sicherheitsverfahren sowie materielle und technische Einschränkungen ein, um auf die personenbezogenen Daten auf unseren Servern zugreifen und diese nutzen zu können. Lediglich befugtes Personal ist berechtigt, im Rahmen seiner Arbeit auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen.
Wie können Sie die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, überprüfen?
Wir nehmen die Verantwortung für Ihre personenbezogenen Daten sehr ernst. Sie sind berechtigt, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in unserem Besitz einzusehen. Sie können eine Übersicht über Ihre personenbezogenen Daten anfordern, indem Sie uns eine E-Mail an privacy@forterro.com senden. Um den Prozess zu beschleunigen, geben Sie "Anfrage personenbezogener Daten" im Betreff Ihrer E-Mail an.
Sie können sich auch an uns wenden, wenn Sie denken, dass die personenbezogenen Daten in unserem Besitz nicht korrekt sind, wenn Sie glauben, dass wir nicht mehr berechtigt sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, oder wenn Sie weitere Fragen zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur vorliegenden Datenschutzrichtlinie haben. Sie können uns ebenfalls bitten, die Sie betreffenden Daten gemäss der DSGVO und den lokalen Gesetzen vollständig oder teilweise zu löschen oder zu entfernen. Das Einschränken oder Löschen Ihrer personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass Forterro nicht mehr in der Lage ist, seine Verpflichtungen Ihnen oder Ihrer Firma gegenüber einzuhalten.
In einem dieser Fälle oder bei Fragen zur Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, senden Sie bitte eine E-Mail an die Adresse pricacy@forterro.com, um unseren Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren.